संदीप भंसाली - डिजिटल आज़ादी

Zapier – 2022 में आपका Virtual Manager!

Zapier - 2022 में आपका Virtual Manager!
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अब बस कुछ ही मिनट काम कीजिये और घंटो भर आराम कीजिए!!

जी हाँ, बिलकुल सही पढ़ा आपने। आज से आपको केवल कुछ ही मिनट काम करना है उसके बाद आपका सारा काम Automation पर चलता है और इस बीच आप अपना समय किसी ज़रूरी कार्य को दे सकते हैं जैसे कि Client Meeting करना या कोई बड़ी Deal Close करना।

जानना चाहते हैं कैसे? चलिए हम आपको बताते हैं!

हम बात कर रहें हैं एक ऐसे टूल की जिसकी मदद से आपको बस कुछ ही मिनट काम करने की ज़रूरत है, उसके बाद यह टूल खुद ही आपके कार्य करता है। इसे हम एक ”virtual Manager” भी कह सकते हैं।

जी हाँ, इस टूल का नाम है Zapier (ज़ेपियर)!! 

Zapier एक Automation Tool है जो आपके विभिन्न कार्यों को बड़ी ही सरलता और सटीकता से करता है। 

एक बार आपको बस Zap Create करने की ज़रूरत होती है उसके बाद आप निश्चिंत होकर बैठ सकते है क्योंकि यह टूल आपके विभिन्न एप्लिकेशन को इस्तेमाल करने में व्यर्थ होने वाले समय को बचाता है।

चलिये इस Automation Tool के बारे में विस्तार से चर्चा की जाए।

Table of Contents

What Is Zapier? (ज़ेपियर क्या है?)

Zapier एक Online Automation Tool है जिसकी मदद से आप दो या दो से ज़्यादा एप्लिकेशन को कनैक्ट कर सकते हैं और उनकी मदद से होने वाले Tasks को Automate कर सकते हैं।

चलिये थोड़ा Automation के बारे में जानने का प्रयास करते हैं।

Automation – आप दो या दो से ज़्यादा एप्लिकेशन या सर्विसेस का इस्तेमाल अपने बिज़नस में ज़रूर करते होंगे उदाहरण के लिए Gmail, ConvertKit, इत्यादि।

साथ ही आपको इन Applications की मदद से होने वाले विभिन्न कार्यों को खुद ही करना पड़ता होगा जैसे की मेल करना, मेल Attachments को सेव करना इत्यादि। लेकिन अब Zapier के आने से आप ये सभी काम Automate कर सकते हैं। मतलब आपको बस एक बार एक Zap Create करनी है और उसके बाद आपका वह सारा काम Automate हो जाता है जो आप खुद से करते थे। 

इस तरीके से यह निश्चित ही आपका समय बचाता है जिससे आप अपने Business Strategies पर ज्यादा फोकस कर सकते हो।

इसकी सबसे खास बात है कि इसमे Automated Workflow Create करने के लिए Coding की भी आवशयकता नहीं पड़ती। 

अब आपको समझ में आ गया होगा कि क्यों हमने इसे Virtual Manager कहा। 

आइये अब Zapier को थोड़ा विस्तार से समझते है और इसके Features, Benefits, Integrations, आदि के बारें में जानने की कोशिश करते हैं। 

Zapier Terminologies (शब्दावली)

चलिये Zapier Automation Tool से संबन्धित कुछ शब्दावली पर नज़र डाली जाए जिससे कि आपको आसानी हो इस टूल को समझने में और इसका सही से उपयोग करने में।

  1. Zap: यह एक Workflow (कार्यप्रवाह) होता है जो किन्ही दो या दो से ज़्यादा एप्लिकेशन को एक साथ कनैक्ट करने के बाद Automated Mode पर चलता है।

    Zap में Trigger & Actions होते हैं जो एक तरह से कमांड देने का काम करता है इन Applications को।

    Zap क्रिएट करने के पश्चात आप जो भी दोहराने वाले कार्य खुद किया करते थे, अब Zapier आपको करके देता है।

    जब भी आप एक Zap को ऑन करते हैं और कोई Trigger Event होता है (जैसे मेल आना, मैसेज आना), तो यह अपने आप ही ज़रूरी एक्शन ले लेता है जैसे किसी को कुछ भेजना हो तो भेज देता है, किसी डॉकयुमेंट को Dropbox में सेव करना हो तो कर देता है, इत्यादि।

  2. Trigger: यह एक तरह का Event होता है जो Zap को स्टार्ट करता है या यूँ कहें जिसकी वजह से Zap अपना काम करना शुरू कर देता है।

    जब भी आप Automated Workflow सेटअप करते हैं तो आपको एक Trigger सेट करना होता है जिसके तहत आप Zap को ये बताते हैं कि किस Event कि Situation में क्या एक्शन लेना है। अब जब कभी भी कोई Event होता है (जैसे किसी नए Lead का मेल आना), तो इस इवैंट के आधार पर Zap एक्टिव हो जाता है और ज़रूरी एक्शन ले लेता है।

    उदाहरण – आप एक Zap क्रिएट कर सकते हैं जो केवल आपके मेल पर आने वाली Attachments को आपके Dropbox में सेव करेगा। यह तभी मुमकिन हो पाएगा जब आप एक Trigger सेट करेंगे जिसके तहत केवल उन्ही Mails के लिए एक्शन लिया जाएगा जिसके साथ कुछ Attachments आई हो।

  3. Action: जब भी Zap को Trigger किया जाता है तो Zap उस Workflow को Complete करने के लिए जो भी इवेंट करता है उसे Action कहा जाता है।

    उदाहरण – अगर हम ऊपर Mail वाला उदाहरण ही देखें तो हम पायेंगे कि जब भी मेल पर कुछ Attachments आती हैं तो Zap द्वारा कुछ Events Perform किए जाते हैं जैसे Attachments को Dropbox में सेव करना। इन्ही Events को Action कहा जाता है। 

  4. Task: एक Zap जो भी Action करता है एक Workflow को कंप्लीट करने के लिए वह एक Task कहलाता है।

    उदाहरण – ऊपर दिये गए उदाहरण के हिसाब से अगर हम समझे तो हम पाएंगे कि जो भी एक्शन एक Zap ने लिया है उन Attachments को Dropbox में डालने के लिए, वह Complete Series Of Action एक Task कहलाता है।

  5. Workflow: जब भी आप Zapier कि मदद से दो या दो से ज्यादा Applications को कनेक्ट करते हैं तथा एक Zap क्रिएट करके अपने Tasks (कार्यों) को Automate करते हैं तो उन Automated Tasks को ही Workflow कहा जाता है। 

Zapier Features (विशेषताएँ)

Zapier Features (विशेषताएँ)

आइये अब थोड़ा Zapier Features के बारे में चर्चा करें और Zapier को ओर अच्छे से जानने का प्रयास करें।

  1. Zapier आपको सुविधा देता है कि आप 3000+ Applications में से किन्हीं दो या दो से ज्यादा Apps को एक साथ कनेक्ट कर सकते हैं और अपने विभिन्न कार्यों को Automate कर सकते हैं।
  2. Zap आपके Daily Routine Tasks को Automatically कंप्लीट करता है जबकि आप अपनी ज़रूरी प्रॉब्लेम्स को हल कर सकते हो।
  3. Zapier Premium Plan में आपको प्रीमियम Apps जैसे कि Facebook Lead Ads & Paypal देखने को मिल जाते हैं, 1000 Tasks करने को मिलते हैं 14 दिन के फ्री ट्रायल में, अनलिमिटेड Zaps बनाने को मिल जाती हैं, इत्यादि।
  4. Multi Step Feature के तहत आप Multi-Step Zap क्रिएट कर सकते हैं जिसमें आप एक ही Zap के अंदर कई सारे Triggers & Actions Add कर सकते हैं।
  5. Search Action Feature के तहत यह Users को Zapier के Integrated System में Specific डाटा सर्च करने में मदद करता है।
  6. Filter नाम का Zapier Feature यह डिसाइड करता है कि कब आपका Zap रन होगा और कब नहीं। 

Benefits Of Zapier (फायदे)

Benefits Of Zapier (फायदे)

अगर आप यहाँ तक पहुंचे हैं तो इसका मतलब है कि आप उन लोगों में शामिल हैं जो अपने बिज़नस को लेकर Serious हैं और Zapier के फ़ायदों के बारे में और ज्यादा जानना चाहते हैं। 

चलिये आपका ज़्यादा वक्त जाया न करते हुये हम आपको ज़ेपियर के फ़ायदे के बारे में बताते है। 

  1. Help Save Time :

जैसा कि कहा जाता है कि समय ही पैसा होता है, आप इस पैसे को यूं ही व्यर्थ नहीं कर सकते। 

एक Entrepreneur & Businessman समय को सही तरीके से Utilize करने के लिए जाना जाता है। अगर आप भी इस कैटेगरी में शामिल होना चाहते हैं तो आपको भी कुछ Time Saving Tools को ढूँढना होगा और उसे अपने Business Process को Smooth बनाने के लिए इस्तेमाल करना होगा।

वेसे तो इस डिजिटल दुनिया में Computers के आने से बहुत से काम आसान हो गए हैं, लेकिन कई ऐसे काम भी होते हैं जिनको कम्प्युटर से करने में भी कुछ समय लगता है, ऐसे में आपको एक Powerful Tool की ज़रूरत होती है जो आपके काम को और अधिक आसान कर सके और आपका कीमती समय बचा सके।

Zapier आपको यह सुविधा देता है जिससे आप अपने विभिन्न कार्यों को Automate कर सकते है। इससे आपकी Involvement काफी कम हो जाती है और आपका कीमती समय बच जाता है। 

2. Help Scale Business :

Zapier की मदद से आप अपने विभिन्न कार्यों को Streamline कर पाते हैं और उन्हे Automate करके अपना ध्यान बाकी बिज़नस से जुड़ी चीज़ों और अपने Employees पर लगा पाते हैं।  

इन सबसे यह होता है कि आपके Employees की परफॉर्मेंस अच्छी हो जाती है जो एक Business Growth के लिए बहुत ज़रूरी है।

साथ ही Zapier का ऑटोमेशन भी काफी सटीक होता है, इसलिए इसे एक Virtual Assistant भी कहा जाता है। 

3. Help You Automate The Task You Hate At Work :

कई बार हमारे बिज़नस में ऐसे कई कार्य होते हैं जो होते तो मामूली से हैं पर समय बहुत लेते हैं। ऐसे कार्यों को करने से हर कोई बचना चाहता है जिस से वह अपना समय किसी और बड़े कार्य को समाप्त करने में दे सके।

ऐसी Situation में Zapier एक Helping Hand बनकर उभरता है जो आपको आज़ादी देता है कि आप अपने विभिन्न कार्यों को Prioritize कर सकते हैं और उनमे से कुछ कार्य आप खुद कर सकते हैं और कुछ ऐसे कार्य जिन्हे आप करना पसंद नहीं करते, Zapier की मदद से Automate कर सकते हैं।

आपको बस एक Trigger & Actions सेलेक्ट करने होते हैं और आपका Zap बनकर तैयार हो जाता है और किसी भी Triggered Event होने की Situation में आपका Zap एक्टिव हो जाता है और Preferred Actions लेता है।

4. Improve Your Testimonials :

Testimonials से तात्पर्य है आपके Satisfied Customers के Positive Comments & Reviews. 

जिन लोगों ने आपकी सर्विसेस या प्रोडक्टस पर भरोसा किया और उनसे उन्हे कुछ फ़ायदा हुआ, वे लोग आपके लिए Testimonials देते हैं जिन्हे आप अपनी वैबसाइट पर डालकर अन्य Visitors को Attract कर सकते हो और उन्हे कस्टमर में तब्दील कर सकते हो।  

इससे होगा ये की ज्यादा लोगों में आपका Trust बनेगा और आपके Satisfied Customers अन्य लोगों को भी आपके बारे में बताएँगे और इस तरह आपकी मार्केटिंग भी होती रहेगी और आपका बिज़नस भी बढ़ता रहेगा।

Ultimately, इससे आपका फ़ायदा ही होगा जो आपके बिज़नस को एक ब्रांड बनाने में मदद करेगा।

एक ब्रांड की वैल्यू तो आप जानते ही हैं। जब कोई बिज़नस एक ब्रांड बन जाता है तो अपने आप ही Customers खिंचे चले आते हैं।

5. Close To Zero Human Intervention :

जी हाँ आपने बिलकुल सही पढ़ा। Zapier इस्तेमाल करने में आपकी लगभग ज़ीरो Involvement होती है। बस एक शुरुआत का Phase ही होता है जहां आपको अपना कुछ समय Zapier को देना होता है। इस Phase के अंतर्गत आपको अकाउंट बनाना होता है, Login करना होता है और फिर अपने विभिन कार्यों के लिए Zap क्रिएट करने पड़ते हैं जिससे आपका काम Automate हो सके।

इस Initial Phase के बाद आपको अपने काम पर नज़र रखने की भी ज़रूरत नहीं होती। जब भी आपका कोई Triggered Event होता है, Zap एक्टिव हो जाता है और Actions लेता है।

6. Help Utilize Your Potential To Maximum Level :

यह चीज़ हम रोज़ देखते हैं कि जब भी हम किसी कार्य को करते हैं चाहे वो एक छोटा काम हो या बड़ा काम हो, हमें कुछ न कुछ रिज़ल्ट ज़रूर मिलता है। 

लेकिन कई बार कुछ ऐसी Situations होती हैं जहां आपको कहीं ज्यादा समय के लिए उपस्थित रहना पड़ता है और कुछ ज़रूरी Decisions लेने पड़ते हैं, ऐसे में आपके लिए यह ज़रूरी हो जाता है कि आप अपना कुछ रेगुलर काम किसी अन्य को सौंप कर जाएँ और अपना सारा ध्यान उस Deal को Close करने में या उस बड़े ऑर्डर को Complete करने में लगाएँ जहां से आपके बिज़नस को ज्यादा प्रॉफ़िट मिलने की उम्मीद है।

ऐसे में Zapier आपको सुविधा देता है जिसमे आप अपना Potential एक Maximum Level तक Utilize कर सकते हैं।

7. Help Retain Customer Easily :

जैसा कि ऊपर हमने समझा कि कैसे Zapier आपको एक ब्रांड बनाने में मदद करता है।

आप एक बात ज़रूर याद रखें – जब भी आप किसी भी इंसान की लाइफ में कुछ Value Addition करते हैं, तो वह इंसान आपको ज़िंदगी भर नहीं भूलता और हमेशा आपके ही प्रोडक्टस और सर्विसेस को इस्तेमाल करता है (बशर्ते आप Value Addition को Continue रखें)।

एक ब्रांड बनने का मतलब ही यह होता है अपने Customer का ट्रस्ट जीतना और उन्हे लगातार वैल्यू देते रहना। इस वजह से आपके Customers आपके बिज़नस के साथ हमेशा जुड़े रहते हैं और आपका बिज़नस हमेशा ही Grow करता रहता है।

अपना पहला Zap क्रिएट करें - 6 स्टेप्स में

Zapier के बारे में इतना सब जानने के बाद आइये एक Activity करते हैं और मिलकर एक Zap Create करते हैं।

Zap Create करना कोई लंबा चौड़ा प्रोसैस नहीं है, बस कुछ मिनटों की बात है और केवल 6 स्टेप्स में आपका Zap बनकर तैयार हो जाएगा।

  1. Zapier Signup Or Login To Account:

सबसे पहला स्टेप है Zapier Sign Up और Login का। यदि आप एक नए User हैं तो आपको Zapier Signup करना पड़ेगा और अपना Zapier Account Create करना पड़ेगा। हालांकि यदि आप पहले से ही Signup कर चुके हैं तो आपको सिर्फ Login करने की ज़रूरत है। इसके बाद ही आप आगे बढ़ पाएंगे।

2. Select & Add Trigger:

सबसे पहले आपको एक Trigger App सेलेक्ट करनी होती है जिसमें आपके Zap के सारे इवेंट रन होते हैं। 

इसके पश्चात आपको Trigger Event चुनने पड़ते हैं जो आपकी Triggered App के अंदर रन होंगे। 

अब आपको अपना अकाउंट सेलेक्ट करना होता है जिसे आप अपने Zap Trigger के साथ कनेक्ट करेंगे।

अब आप Trigger Option सेट कीजिए और अपने First Zap Trigger को टेस्ट करने के लिए तैयार हो जाइए।

3. Choose & Add Action:  

आपको पहले एक Action App सेलेक्ट करना होता है जो एक्शन के लिए जिम्मेदार होता है जब भी कोई Zap रन किया जाता है।

अब आपको Action Events सेलेक्ट करने होते हैं और अपना Action Account सेलेक्ट करना होता है। 

अब आप अपने Actions को टेस्ट कर सकते हैं और चेक कर सकते हैं कि क्या आपके Actions सही से काम कर रहें हैं या नहीं।

4. Add Multiple Actions:

यह स्टेप ऑप्शनल होता है। यदि आप Zapier Premium Plans इस्तेमाल कर रहें हैं तो एक ही नहीं बल्कि Multiple Actions Add कर सकते हैं और अपने ज्यादा से ज्यादा कार्यों को Automate कर सकते हैं। 

इसके साथ ही जब आप Multiple Actions Add करते हैं तो आपको अपना Zap Customize करने का मौका भी मिलता है।

5. Give A Name To Your Zap:

इस स्टेप के तहत आपको अपने हर एक Zap को एक Specific नाम देना होता है जिससे कि आप अपने Zap को बड़ी ही आसानी के साथ पहचान पाएँ और सही से इसका इस्तेमाल कर पाएँ।

इसके अलावा, आप अपने Zap में अन्य डिटेल्स भी Add कर सकते हैं जैसे कि एक Specific Description.

6. Turn Your Zap On:

Congratulations!! आपने इन 5-Steps में अपना एक Zap तैयार कर लिया है और आप अपने Workflow को Automate करने के लिए एकदम तैयार हो। 

अब आपको सिर्फ अपने Created Zap को ऑन करना है और Zapier Tool के Automation Feature का फ़ायदा उठाना है। 

अब जब भी आपका Triggered Event Run होता है तो Zap आपके द्वारा प्रोसेस किए गए Actions को Execute करता है। इसके साथ ही आप अपनी सारी Zap Activity को Zap History के अंदर देख सकते हैं।

How Does A Zap Work? (एक Zap कैसे काम करता है?)

How Does A Zap Work? (एक Zap कैसे काम करता है?)

Zapier का काम होता है Web-Based Applications को आपस में लिंक करना और User द्वारा किए गए कार्यों को Automate करना। 

जब भी आपको अपने कार्यों को Automate करना होता है तो इसके लिए आपको एक Zap Create करने की ज़रूरत पड़ती है। 

एक Zap के अंतर्गत एक Trigger और काफी सारे Actions को शामिल किया जा सकता है जिससे आप अपने ज़्यादातर कार्यों को बना किसी रुकावट और बिना अपनी Involvement के प्रोसैस कर सकते हैं। 

अब जब भी आप अपना Zap Activate करते हैं और इस बीच कोई Triggered Event होता है जो कि आपने अपना Zap बनाते वक्त सेट किया था, तो Zapier Automatically ही उन Actions को कर लेता है जो उस Triggered Event के लिए सेट किए गए थे।  

इस तरह से आपके समय की काफी बचत हो जाती है और आप अपना ध्यान अपने बिज़नस पर अच्छी तरह से लगा पाते हैं।

चलिये अब हम समझते हैं Zapier Integration के बारे में और साथ ही देखते हैं कि कौन सा Pricing Plan आपके Business के लिए बेस्ट होगा।

Zapier Integration (इंटिग्रेशन)

Zapier Integrations (इंटिग्रेशन)

जैसा की हमने देखा की Zapier दो या दो से ज्यादा Applications को कनेक्ट करता है और User द्वारा Decided Trigger और Actions के आधार पर विभिन्न कार्यों को चुटकियों में कर देता है।

Zapier का Main Aim अपने Users का समय बचाना है जिसे वो कहीं दूसरी जगह Utilize कर सकते हैं और एक Successful इंसान बन सकते हैं।

आपको जान कर हैरानी होगी कि Zapier में 3000 से ज्यादा Integrated Applications होती हैं जिन्हे एक दूसरे के साथ कभी भी कनैक्ट किया जा सकता है और विभिन्न Zap Create करके उसके Trigger & Actions को सेट करके हर छोटे से लेकर बड़ा कार्य Automate किया जा सकता है। 

जब आप एक Trigger और कई सारे Actions को सेट करते हो तो आपके सामने जो Zap बनकर तैयार होता है उसे Multi-Step Zap कहा जाता है जिसका इस्तेमाल आप Zapier की 1500 से ज्यादा Integrated Apps पर कर सकते हैं।

Zapier Pricing Plans

Zapier Pricing Plans

Conclusion (निष्कर्ष)

तो हमने इस आर्टिकल में Zapier के बारे में बहुत कुछ जाना और समझा कैसे यह टूल आपके लिए एक Time Saver की तरह काम करता है। 

आज के इस युग में समय की बहुत कीमत है और इसे कई बार पैसे से भी Compare किया जाता है। इसलिए यह ज़रूरी है की आप अपना कीमती समय यूं ही छोटे मोटे कार्यों पर व्यर्थ न करें। उसके लिए आप इस Digital World में जो Tool उपलब्ध है उनका भरपूर उपयोग करें।

जो भी Tasks आपको Boring लगा करते थे या जिनपर आपका समय बेवजह ही व्यर्थ होता था, अब आप उन Tasks को बड़ी ही सरलता और सटीकता के साथ कर सकते हैं और अपना क़ीमती समय अपने बिज़नस के अन्य ज़रूरी कार्यों में लगा सकते हैं। 

तो हम समझते हैं कि आपको यह आर्टिक्ल पढ़कर बहुत कुछ चीज़े जानने को मिली होंगी और ये पता लगा होगा कि आखिर किस तेज़ी के साथ Digital World तरक्की करता जा रहा है। 

हम चाहते हैं कि आप भी इस तरक्की करते हुए Digital World का हिस्सा बनें और अपने आपको एक Successful इंसान बनाएँ।

अंत में अपने Comments ज़रूर Share करिएगा और अगर आपका कोई सवाल है तो उसे भी आप पुछ सक

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